Une salle de réunion est un lieu de travail à part entière et doit être pensé comme tel. Celle-ci doit être équipé de façon pertinente et procurer un espace de travail stimulant et propice à la réflexion.
La salle de réunion à deux fonctions bien distinctes :
• héberger les réunions du personnel et les présentations,
• accueillir des clients.
Bien que les objectifs soient très différents, les deux activités ont des points et des besoins en commun :
• calme et bonne isolation acoustique,
• luminosité et éclairage suffisant,
• mobilier dédié aux réunions,
• équipement de présentation (paperboard, vidéo projection, etc.),
• wifi, prise pour brancher un ordinateur,
• convivialité des lieux.
Calme et bonne isolation acoustique
Le calme et une bonne isolation acoustique permettent de s’abstraire des bruits parasites qui pourraient perturber la compréhension et l’écoute des participants. Le calme est indispensable pour pouvoir se concentrer et réfléchir.
De plus, la bonne isolation acoustique sera également garante de la confidentialité de ce qui s’échange pendant la réunion. Pour ces deux raisons, c’est un point essentiel à prendre en compte et à vérifier.
Cela passe par des fenêtres, si elles existent, en double ou triple vitrage, des murs bien isolés (doubles cloisons) et des portes, voire des doubles portes, capitonnées. Il faut également s’assurer que le faux plafond n’est pas commun avec le reste des bureaux et que les cloisons de séparation montent bien jusqu’au plafond.
Luminosité et éclairage
C’est un autre point important qui doit être surveillé de près. Pour pouvoir travailler correctement, écouter, lire ou prendre des notes, il faut de la lumière en quantité suffisante et éviter les contre-jours.
En revanche, pour projeter sur un écran, notamment en rétroprojection, il faut également pouvoir atténuer, voire couper, toutes les sources lumineuses, que ce soit l’éclairage artificiel ou naturel. Les fenêtres devront être équipées de rideaux occultants, nécessaires pour éviter les contre-jours et pour pouvoir obscurcir la pièce en cas de besoin.
Mobilier adapté aux réunions
Une salle de réunion aura deux usages principaux :
• les conférences et les présentations de type Powerpoint avec ou sans rétroprojection,
• les réunions de travail et les brainstormings.
Le mobilier doit permettre de se réunir de façon conviviale et à tous d’échanger autour de la table. C’est pourquoi la grande table de réunion avec plusieurs personnes autour est ce qui semble le mieux adapté.
Cela permet également de se disposer autour de la table pour suivre une présentation, voire dans certain cas de modifier la configuration de la salle grâce aux tables de réunion modulables.
Équipements de présentation et wifi
Il va sans dire que des équipements de présentation sont indispensables :
• paperboard,
• tableau,
• rétroprojecteur,
• vidéoprojecteur,
• etc.
Tout comme une connexion wifi de qualité et des prises électriques accessibles et en nombre suffisant. Le cas échéant, un bloc de feuilles et un crayon seront également mis à disposition.
Convivialité des lieux
Il ne faut pas négliger la convivialité. Pouvoir prendre un café, boire de l’eau voire manger des aliments riches en sucre (ou pas) sont indispensables pour assurer la tenue d’une réunion dans la durée.
Il peut être nécessaire également de scinder les présentations longues et de prévoir des pauses afin de permettre aux auditeurs de relâcher un peu la concentration qui dure au maximum autour de 45 minutes pour les plus assidus.